Riunioni inutili addio

Insomma: e le riunioni? Già: quanti di voi, cercando una persona per lavoro, si sono sentiti rispondere “scusa, sono in riunione”? Non bluffate: tutti. E tutti i giorni e a tutte le ore del giorno. E quanti di voi hanno dato la stessa risposta? Anche in questo caso: non bluffate, che tanto vi smascheriamo alla prima telefonata. Dunque: le mitiche riunioni. Che da generico scambio di idee, sono diventate un mostro a più teste della vita di ogni azienda, che sia o no una start up. Diciamolo: sono quasi diventate una malattia. Ore e ore di discussioni su un argomento, durante le quali di solito succedono cose come queste, in sequenza: si parte dicendosi che si deve fare presto; al primo momento di confronto comincia un dibattito in cui ognuno ha una sua verità e la propone generalmente in contemporanea con gli altri; a quel punto la persona titolare di una competenza comincia a reagire nervosamente per l’intrusione nel proprio campo; il tasso di permalosità raggiunge vette da Himalaya; qualcuno cerca di rimettere ordine, ma viene respinto; dopo diversi richiami all’ordine, nessuno parla più per l’offesa; si riparte dal punto uno e per ripicca nessuno vuol aggiungere più nulla; decide il capo. Sto esagerando? Certo che sì. Però ho saputo per certo che ci sono riunioni che cominciano allineando (si dice così) l’agenda di tutti per fissare la riunione successiva. Praticamente una perversione.

In realtà lo smart working non elimina le riunioni, ma le sue inutilità. Sarà il fatto che alcune delle persone in campo non sono presenti fisicamente ma via telefono o teleconferenza, sarà che nelle aziende moderne le sale riunioni vanno prenotate a orari fissi, ecco che si va subito al sodo e spesso in mezzora si risolve tutto. E lo scrivo avendolo provato sul campo. Dopodiché, se proprio vogliamo trovare una soluzione, potremmo adottare i consigli di Sarah Cooper, giornalista dell’edizione americana dell’Huffington Post, che ha stilato un decalogo dal titolo “come comportarsi in una riunione di lavoro per sembrare intelligenti”. Questo:

1) Disegnare un diagramma di Eulero-Venn: non importa che abbia un senso logico, ma serve ad attirare l’attenzione su di te e far anche credere ai colleghi di essere concentrato sull’argomento, coraggioso e pronto ad esporre davanti a tutti le tue considerazioni. Finito di parlare, puoi sederti e tornare a giocare a Candy Crush.

2) Tradurre al volo percentuali in frazioni: se uno dice il 25%, intervenire subito precisando che si tratta di una persona su quattro. Desterai stupore per le qualità matematiche.

3) Invitare a fermarsi e a fare un passo indietro: serve giusto prima della rissa, e farà sembrare a tutti che il capo sei tu.

4) Prendere appunti o fingere di farlo: serve per sembrare sempre attento e coscienzioso.

5) Ripetere lentamente i concetti di altri: “lasciatemi ripetere che…” farà sembrare che il concetto sia diventato tuo.

6) Chiedere “È scalabile?”: nessuno sa bene cosa voglia dire, ma tutti saranno pronti a dare una risposta per essere al tuo livello.

7) Gesticola, muovi, sospira: non serve a nulla, se non a destare attenzione su di te.

8) Chiedere a chi parla di ripetere il concetto precedente: serve a dare importanza all’interlocutore.

9) Esci un attimo per rispondere a una telefonata: sembrerai una persona super occupata. E tutti ti ammireranno.

10) Siate autoironici: provoca simpatia nei vostri confronti.

Segnato tutto? Ecco, un’ultima cosa: Sarah Cooper, oltre che essere una giornalista, è anche un’apprezzata comica. Il che fa capire come spesso le riunioni servano per prenderci troppo sul serio.

(Estratto del libro ‘Il lavoro è agile, noi molto meno’, di Marco Lombardo, inchiesta sul mondo dello smart working in vendita da giovedì 28 settembre 2017 in edicola insieme a Il Giornale: 2,50 più il prezzo del quotidiano)